Grundkonfiguration des Systems

Mandant anlegen

ein Arbeitsmandant wird immer als Kopie eines Mastermandanten erzeugt
Ein Mastermandant (MM_HGB) ist im Lieferumfang von OCT enthalten, ggf. gibt es auch eine kundenspezifische Version davon für Sie. Die Kopie wird erstellt
- A: durch kopieren, falls er schon in der Stuktur vorhanden ist (-> rechte Maus -> Kopieren -> ID und Name vergeben)
- B: durch Import einer Mastermandantenvorlage (-> rechte Maus auf obersten Knoten → Factory importieren)
Der Arbeitsmandant muss eine ID erhalten (Mandantenkürzel / Mandantennummer - z.B. "CLS")
- diese ID muss eindeutig sein
- diese wird Versionen / Backups etc. dauerhaft kennzeichnen und muss daher gut gewählt sein

Mandant konfigurieren

Finanzjahr im Geschäftsjahreskalender konfigurieren (->Steuerung -> Geschäftsjahreskalender)
- Falls bei Ihrem Mandanten das Kalenderjahr dem Geschäftjahr entspricht brauchen Sie nichts zu tun, die Vorlagen sind immer in dies Konfiguration gespeichert
- Falls bei Ihrem Mandanten das Kalenderjahr nicht dem Geschäftsjahr entspricht, wird ein vom Kalenderjahr abweichendes Finanzjahr konfiguriert
  - Definieren Sie in der Spalte Finanzjahr einen Namen für das Finanzjahr - dieser MUSS in allen Perioden dieses Finanzjahres identisch sein
  - Nummerieren Sie in der Spalte Periode die Perioden innerhalb des Finanzjahres, beginnend mit 1 und dann fortlaufend
  - die Periodennummern müssen nicht bis 12 laufen, in Rumpfgeschäftsjahre sind weniger Perioden möglich, in überlangen Finanzjahren auch mehr Perioden
  - ein Rumpfgeschäftsjahr muss mindestens eine volle Monatsperiode umfassen
  - Sie können im Verlauf der Jahre zwischen Finanzjahr = Kalenderjahr auf Finanzjahr <> Kalenderjahr wecheln, das System unterstützt Rumpfgeschäftsjahre
  - die Trennstriche zeigen immer den Übergang zwischen zwei Finanzjahren, Sie passen sich der Konfiguration bei einer Rekalkulation an
  - die Trennstriche ändern sich auch in allen Products (GuV / Bilanzkonto, Steuerjournal, Variable Kosten Journal etc.), welche mit Bezug zum Finanzjahr arbeiten. Sie ändern sich nicht in Produkts, welche ohne Geschäftsjahresbezug arbeiten (z.B. Darlehensplan, Investitonsplan)
  - Es werden nur monatsgenaue Finanzjahre / Rumpfgeschäftsjahre unterstützt - somit z.B. nicht ein Finanzjahr vom 15.05. bis 14.05.
  - Beispiel für Finanzjahr 01. Juli bis 31. Juni
IST-PLAN Periodik im Geschäftsjahreskalender konfigurieren (->Steuerung -> Geschäftsjahreskalender)
- IST → Perioden für welche eine Summen- und Saldenliste vorliegt
- GRAU → optional: Perioden welche in der Vergangenheit liegen, es liegt aber noch keine Saldenliste vor (meistens der letzte Monat)
- MDP → optional: Monat der Planung (zumeist der aktuelle Monat = der Monat, in welchem der Letzte Banktag liegt)
- PLAN → Monat welcher in der Zukunft liegt
optional (nur falls Sie die tagesgenaue Liquiditätsplanung nutzen) den Letzten Banktag und Bankkontostand (eobd) am Letzten Banktag definieren (-> Steuerung -> Stammdatenblatt)
- sofern kein letzter Banktag definiert wird, gilt der letzte Tag der letzten IST Periode als Letzer Banktag
Jahreskalender des aktuellen Jahres und der Folgejahre auf Tagesebene konfigurieren (->Steuerung -> Jahreskalender 202X0)
- Werktage (die stimmen normalerweise bei 5 Tage Arbeitswoche, bei 6/7 Tage Woche müssen die Sonnabende / Sonntage zu Werktagen gemacht werden)
- spezifische Feiertag des Bundeslandes und der Firma (z.B. Betriebsferien) → Werktageskennzeichen entfernen

Zahlungsmethoden konfigurieren (->Steuerung -> Zahlungsmethoden)
- die sind meist schon ganz gut, sie werden diese aber später im Betrieb sicher noch anpassen

GuV Verteilungskurven definieren (->Steuerung -> GuV Verteilungskurven)
- diese definieren, wie sich Kosten / Erlöse auf die Werktage verteilen - brauchen sie auch meist erst später anpassen

Mandant neu berechnen

Um die Planung eines Mandanten neu zu berechnen, klicken Sie auf Mandanten und dann auf die Schaltfläche “Kalkulation” - die Kalkulation wird dadurch ausgelöst und zeigt die Kalkulationsstatistik

Mandant über die Pipeline berechnen (Alternative, nur in Sonderfällen)

ein Mandant kann auch über eine Pipeline neu berechnet werden, das ist nützlich
- man eine detailierte Logausgabe benötigt
- falls die Neuberechnung per automatischem Zeitplan erfolgen soll (nachts nach automatischem Import etc.)
immer nur ein Mandant wird bei einer Berechnung berechnet, diese muss in den Pipelineparameter angelegt und aktiviert sein
in den Pipelines den globalen Parameter anpassen (ID des Mandanten eintragen)