DATEV-Anbindung über KREXPORT/ASCII-Export (on premises v5.10)

Beschreibt die Extraktion und Weiterverarbeitung von Daten aus DATEV über die DATEV-Schnittstellentechnologie “KREXPORT” (ASCII-Export). Diese Schnittstellentechnologie ist der DATEV-Standard und für alle on-premises Installationen und ohne DATEV-Zusatzkosten verfügbar.

1. Technische Voraussetzungen

1.1. DATEV

• Zugriff auf DATEV Kanzlei Rechnungswesen für den OCT-Dienstbenutzer

• OCT-Exportformate für den ASCII-Export sind eingespielt (Download - Anleitung)

• Optional, falls Datenimport aus DATEV-KOST-Systemen notwendig:

  • Einstellung “Auswertungsdatenbank bei der BAB-Berechnung bereitstellen” in DATEV aktivieren

  • auf dem OCT-Applikationsserver eine Microsoft Office Installation inklusive Access oder Microsoft Access Database Engine Treiber (https://www.microsoft.com/de-ch/download/details.aspx?id=54920)

1.2. OCT

• Module vom Content-Server herunterladen & einspielen:

  • FIN

  • FIN-DATEV

• Konnektor vom Content-Server herunterladen:

  • DATEV | MSSQL | FIN

2. Einrichtung Datenextraktion

2.1. Step-Konfiguration

Durch das Einspielen des Moduls “FIN-DATEV” wird automatisch eine Pipeline mit einem DATEV-Import Step und einem SQL-Konnektor Step angelegt.

2.1.1. DATEV-Import Step

Im einfachsten Fall sind die meisten Einstellungen bereits korrekt hinterlegt.

2.1.1.1. Verpflichtende Einstellungen

Zwingend notwendig ist ausschließlich die Mandantenauswahl. Beim Klick auf “Mandanten auswählen” wird die Liste der Mandanten aus DATEV geladen, was ggf. etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Anschließend öffnet sich eine Liste der verfügbaren Mandanten, in der man beliebig viele aktivieren kann:

Die eindeutige Mandanten-ID wird aus der DATEV Beraternummer und der Mandantennummer zusammengesetzt.

2.1.1.2. Optionale Einstellungen

Falls Daten aus einem KOST-System des Mandanten gelesen werden sollen, muss in der Mandantenauswahl der Pfad zu den Auswertungsdatenbanken des jeweiligen Mandanten (KOST-Pfad) hinterlegt werden. Es muss beachtet werden, dass der OCT-Dienstbenutzer Zugriff auf diesen Pfad hat. Der Pfad ist üblicherweise in folgender Art erreichbar:

• direkt auf dem OCT Applikationsserver: erfordert lesenden Zugriff für OCT-Dienstbenutzer (z.B. C:\ProgramData\DATEV\Daten\RWDAT\DATA\STANDARD\FM55039)

• Laufwerk L: muss für den OCT-Dienstbenutzer eingebunden sein (z.B. L:\DATEV\Daten\RWDAT\DATA\STANDARD\FM55039)

• UNC-Netzwerkpfad: lesender Zugriff für OCT-Dienstbenutzer (z.B. \\DATEVSERVER\DATEV\Daten\RWDAT\DATA\STANDARD\FM55039)

In der Einstellung “Standard-KOST-Pfad” lässt sich der Haupt-Ordnerpfad bereits hinterlegen, so dass die Eingabe des kompletten KOST-Pfads in der Mandantenauswahl vereinfacht wird.

Der DATEV-Datenpfad ist üblicherweise für alle Mandanten identisch und die Angabe nicht zwingend notwendig. Falls nicht, kann über diese Einstellung ein expliziter Datenpfad gesetzt werden.

Üblicherweise empfiehlt es sich sämtliche aus DATEV exportieren Dateien nach dem Import in die OCT Datenbank zu löschen. Falls eine Fehleranalyse notwendig ist, macht es Sinn, diese Option zu deaktivieren.

Die vorkonfigurierten DATEV-Exportformate enthalten alle für die OCT Standardschnittstelle für die DATEV Finanzbuchhaltung notwendigen Informationen. Ja nach individuellem Bedarf können in diesem Dialog Exportformate hinzugefügt oder entfernt werden.

Die vorkonfigurierten KOST-Dateiabfragen enthalten alle für die OCT Standardschnittstelle für die DATEV Kostenrechnung notwendigen Informationen. Je nach individuellem Bedarf können in diesem Dialog Abfragen hinzugefügt, bearbeitet oder entfernt werden.

Der Extraktionszeitraum gibt an, für welchen Zeitraum die Daten aus DATEV extrahiert werden. Die hier angegebenen Datumswerte beziehen sich immer auf den Wirtschaftsjahrbeginn des jeweiligen Wirtschaftsjahres in DATEV. Es wird immer das komplette Wirtschaftsjahr exportiert, da DATEV keinen monatlichen Abruf ermöglicht.

Beispiel Wirtschaftsjahre eines DATEV Mandanten:

Falls der Extraktionszeitraum von 01.01.2022 bis 01.06.2024 eingestellt ist werden alle drei Wirtschaftsjahre vollständig exportiert und verarbeitet, da ausschließlich der Wirtschaftsjahrbeginn für den Abgleich relevant ist.

Bei einem Extraktionszeitraum vom 01.04.2024 bis unendlich (Datum leer lassen) würde in diesem Beispiel gar kein Export stattfinden, da sämtliche Wirtschaftsjahrbeginne vor dem 01.04.2024 liegen.

2.1.2. SQL-Konnektor Step

Bevor der SQL-Konnektor Step aktiviert werden kann, muss aus technischen Gründen der DATEV-Import Step ein mal vollständig ausgeführt werden.

Nachdem die Daten der Mandanten erstmalig über den DATEV-Import Step geladen wurden, können im SQL-Konnektor Step die gewünschten Mandanten aktiviert werden.

Die eindeutige Mandanten-ID wird abweichend von der Mandantenauswahl im DATEV-Import Step ergänzt um das Datum des Wirtschaftsjahrbeginns, den Standardkontenrahmen und der Kontolänge. Dadurch werden bei Strukturbrüchen (Änderung Wirtschaftsjahrbeginn, Kontenrahmen oder Kontolänge) separate Mandanten erzeugt, die je nach individueller Anforderung ggf. wieder durch ein Mandantenmapping zusammengeführt werden können.

Anschließend kann der SQL-Konnektor Step separat oder gemeinsam mit dem DATEV-Import Step ausgeführt werden.