Beschreibt die Extraktion und Weiterverarbeitung von Daten aus DATEV über die DATEV-Schnittstellentechnologie “KREXPORT”. Diese Schnittstellentechnologie ist der DATEV-Standard und für alle Anwender ohne DATEV-Zusatzkosten verfügbar.

Die DATEV-Anbindung über “KREXPORT” ist in zwei Varianten nutzbar:

  • Als automatische Ausführung - falls Sie Zugriff auf einen eigenen Server mit DATEV haben und dort OCT installieren können.

  • Als manuelle Ausführung - falls Sie DATEV auf einem Server von Dritten (z.B. Ihrem Steuerberater) nutzen und dort nichts installieren dürfen.

    • Hier müssten Sie über einen Batch-Befehl Dateien ausgeben können.

1. Voraussetzungen

Um diese Schnittstelle nutzen zu können, benötigen Sie…

  • …den Zugriff auf das Programm DATEV-Kanzleirechnungswesen als Anwender.

  • …für die Variante der automatische Ausführung:

    • einen administrativen Zugriff auf einen Server, auf welchem ein DATEV-Client installiert ist.

    • die üblichen Systemvoraussetzungen für die Installation von OCT.

  • …für die Variante der manuellen Ausführung:

    • Die Möglichkeit per Zwischenablage Dateien zwischen Ihrem PC und dem DATEV-Arbeitsplatz zu übertragen.

    • Zugriff auf eine OCT Installation an beliebigem Ort - z.B. auf Ihrem PC oder bereitgestellt in der Saxess-Cloud.

  • Optional wäre zu klären ob das Unternehmen DATEV-KOST nutzt.

    • DATEV-KOST ist ein Zusatzmodul zur Finanzbuchhaltung, welches Umlagen und andere Prozesse durchführt.

  • Für die Einrichtung muss die Thematik “Strukturbruch”, bezogen auf Mandanten in DATEV, bekannt sein.

    • Beim ersten Mal können nur die Jahre mit der aktuellen Struktur übernommen werden.

    • Mehr Informationen, Erklärungen und Details zu dem Thema sind zu finden unter “5. Expertenbereich”.

2. Anleitung automatische Datenextraktion

Führen Sie die Installation von OCT durch und beachten Sie bei dieser, dass…

  • ..der User unter welchem der OCT Service läuft, Zugriffsberechtigung auf DATEV hat.

  • …am Installationsort (Computer) der DATEV-Client vorhanden ist.

  • …die OCT Exportformate im DATEV eingespielt sind.

    • Die OCT Exportformate können hier heruntergeladen werden: Download

2.1. Download und Aktivierung von Modulen, Planungslösungen und Konnektoren

2.1.1. Aktivierung von Modulen

Laden sie die folgenden Module herunter und aktivieren sie diese:

  • Finance

  • DATEV Staging für Finance

Benötigte Module

2.1.2. Aktivierung des Validierungsmoduls

Laden sie die folgende Planungslösung herunter und aktivieren sie diese:

  • Validierung FIN - in der Registerkarte “Planungslösungen”

Optionale Planungslösung

2.1.3. Aktivierung von Konnektoren

Laden sie folgende Konnektoren herunter und aktivieren sie diese:

  • (a) Quellsystem: “DATEV”, Quellsystemtyp: “KREXP”, Konnektor: “FIN_DATEV (DATEV für Modul FIN_DATEV) …”

KREXP-Konnektor

  • (b) Quellsystem: “DATEV”, Quellsystemtyp: “MSSQL”, Konnektor: “FIN (DATEV - Modul FIN) …”

MSSQL-Konnektor

2.2. Einrichtung der Datenquellen

  • Im Hauptmenu der Datenflüsse (links) den Reiter Datenquellen öffnen.

  • Über das kleine “+” oben links fügen sie eine neue Datenquelle hinzu - es öffnet sich ein Dropdownmenü mit allen verfügbaren Quellsystemen:

2.2.1. Einrichtung der Verbindung von DATEV zur Datenbank

  • Wählen sie als Quellsystem der neuen Datenquelle “DATEV (KREXP)” aus und starten sie die Einrichtung.

Einrichtung einer neuen Datenquelle

Dialog 1: “Verbindung konfigurieren”

Dialog 1: “Verbindung konfigurieren”

  • Der “Pfad zu KrExport.exe” sollte automatisch vorgegeben sein. Typischerweise liegt der Pfad im DATEV-Unterordner “RWAPPLIC”.

  • Über den “Datenpfad” kann man den Pfad des Überordners eintragen, in welchem die verschiedenen FM-Ordner & damit die Wirtschaftsjahr-Ordner/KostSt.MDB-Dateien enthalten sind.

Wenn keine Microsoft Access-Datenbanken und damit keine Kostenrechnungen angebunden werden sollen, kann das Eingabefeld “Datenpfad” leer bleiben. Es befüllt später lediglich die Eingabefelder der KOST-Pfade vor.

Dialog 2: “Mandantenliste abrufen”

  • Wenn OCT die Daten automatisch exportieren soll, direkt auf “Weiter” klicken.

  • Wenn die Daten manuell zur Verfügung gestellt werden (z.B. Upload von extern), muss die Option “Skript manuell ausführen” aktiviert werden und es müssen die angezeigten Anweisungen befolgt werden.

Dialog 3: “Mandantendetails ermitteln”

  • Filterung der Mandantenliste…

    • …zuerst über das Datum auf die benötigten Geschäftsjahre - bei Strukturbrüchen muss hier auf das erste Wirtschaftsjahr der aktuellen Struktur gefiltert werden.

    • …und dann auf die gewünschten Mandanten.

  • Auslösen eines Abrufs von Detaildaten mittels des Buttons “Mandantendetails abrufen”. Dabei werden pro Mandant die Details aller Wirtschaftsjahre ermittelt.

Mandantenliste

  • Sind alle Mandanten im “Bearbeitungsstatus” = grün, dann kann im nächsten Fenster fortgefahren werden - Sie klicken unten auf “Weiter”.

Dialog 4: “Übersicht”

  • Über “Mandanten aus Quelle auswählen” können nun die gewünschten Mandanten vorselektiert werden.

  • Ferner erfolgt die Auswahl der technischen Mandanten:

  • Die MandantenID wird zusammengesetzt aus Beraternummer_Mandantennummer_Geschäftsjahresbeginn_Kontenrahmen_Sachkontenlänge. Bei Strukturbrüchen durch Änderungen beim Geschäftsjahresbeginn, Kontenrahmen oder der Sachkontenlänge werden die Daten automatisch in einzelne technische Mandanten geladen. Die Vorgehensweise bei einer Zusammenführung von zwei technischen Mandanten muss je nach Anforderung individuell gelöst werden.

  • Optional: Angabe es Pfades zum KOST Verzeichnis.

Hier wird die Eingabe aus dem Feld “Datenpfad”, des ersten Dialogs der Einrichtung, automatisch in alle Eingabefelder “Kost-Pfad” voreingetragen.

2.2.1. Einrichtung des Tabellentransfers innerhalb der OCT-Datenbank

  • Wählen sie als Quellsystem der neuen Datenquelle “DATEV (MSSQL)” aus und starten sie eine zweite Einrichtung.

  • Tragen Sie die Verbindungsdaten zum SQL Server der OCT Datenbank ein.

  • Wählen Sie die OCT-Datenbank aus.

  • Wählen Sie die gewünschten Mandanten aus.

2.3. Einrichtung einer Pipeline

Der Ablauf von DATEV kann allgemein in drei Phasen beschrieben werden:

  1. Export der Daten aus DATEV und speichern als “.csv”- oder ”.txt”-Datei auf der Festplatte. (3.3.3. Step: DATEV Export)

  2. Einlesen der Dateien von der Festplatte und Übertragung in die integration-Tabellen. (3.3.5. Step: DATEV Dateiverarbeitung)

  3. Übertragung der Daten von den integration-Tabellen in die result-Tabellen - das ist vergleichbar bei allen anderen Datenbereitstellung und damit kein für DATEV spezifischer Prozess. (https://saxess-software.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=OH&title=4.2.7.%20Step%3A%20Datenbereitstellung)

  • Anlegen einer neuen Pipeline.

  • (a) 3.3.3. Step: DATEV Export anlegen und folgende Inhalte auswählen:

    • Datenquelle - des Quellsystem(-typs) “DATEV (KREXP)”

    • Modul: “FIN_DATEV”

    • die gewünschten Mandanten

    • Beginn / Enddatum

Es erfolgt ein Export der Daten aus DATEV und diese Daten werden als .csv/.txt-Dateien auf der Festplatte gespeichert.

Wenn eine Kostenrechnung mit Microsoft Access-Datenbanken vorliegt, müssen Sie die “KOST.mdb kopieren”. Diese Funktion kopiert die KOST.mdb-Dateien von den FM-Ordnern (wenn ein KOST-Verzeichnis beim Anlegen der Datenquelle hinterlegt wurde).

  • (b) 3.3.5. Step: DATEV Dateiverarbeitung anlegen und folgende Inhalte auswählen:

    • Datenquelle - des Quellsystem(-typs) “DATEV (KREXP)”

    • Modul: “FIN_DATEV”

    • Mandanten

    • den gewünschten Zeitraum

Es erfolgt das Einlesen der Dateien von der Festplatte und eine Übertragung der Daten in die integration-Tabellen der OCT-Datenbank. Der Tabellenpräfix dieser Tabellen ist “integration.tDATEV….”.

Wenn eine Kostenrechnung vorliegt, dann müssen Sie nun die “KOST.mdb” abfragen. Diese Funktion sucht nach den zuvor kopierten Ordnern in unseren OCT-Pfaden und verarbeitet die Dateien - ein Transfer in unsere Tabellen.

  • (c) 3.3.1. Step: SQL- und Pentaho-Konnektor (SQL) anlegen und folgende Inhalte auswählen:

    • Datenquelle - des Quellsystem(-typs) “DATEV on….”. Das entspricht der Datenquelle “DATEV (MSSQL)” und enthält Server- und Datenbanknamen.

    • Modul: “FIN”

    • den gewünschten Zeitraum

Es erfolgt ein Transfer der Daten von den integrations-Tabellen "tDATEV" in unsere Verarbeitungstabellen mit dem Präfix “integration.tFIN”.

Der Konnektor holt in diesem Step die Daten aus den "integration.tFIN"-Tabellen ab und stellt diese im "result"-Schema bereit.

3. Anleitung manuelle Datenextraktion

  • Führen Sie die Installation von OCT auf einem beliebigen Rechner durch.

  • Kopieren Sie die OCT Exportformate auf den DATEV Rechner und spielen Sie diese im DATEV ein.

Die OCT Exportformate für DATEV können hier heruntergeladen werden: Download

3.1. Download und Aktivierung von Modul und Konnektor

  • Download und Aktivierung Modul(e) FIN

  • Download DATEV Konnektoren FIN

3.2. Einrichtung der Datenquelle

  • Standardkonfiguration belassen & keinen Verbindungstest durchführen.

  • Mandantenliste über den bereitgestellten Befehl manuell auf dem DATEV Server abrufen.

  • Mandantenliste auf den OCT-Rechner kopieren - das Zielverzeichnis wäre = “…Staging\Datenquellenummer…”

  • Filtern der Mandantenliste.

  • Abruf der Detaildaten pro Wirtschaftsjahr und Mandant.

    • Dies geschieht über den bereitgestellten Befehl und manuell auf dem DATEV-Server.

  • Detaildaten auf den OCT Rechner kopieren - das Zielverzeichnis = “…Staging\Datenquellenummer…”

  • Auswahl der technischen Arbeitsmandanten.

3.3. Einrichtung einer Pipeline

  • Anlegen einer neuen Pipeline:

  • (a) 3.3.3. Step: DATEV Export anlegen

    • Dateien über bereitgestellten Befehl manuell exportieren

    • ggf. KOST-Dateien manuell kopieren

3.4. Nacharbeiten

  • Alle Exportbefehle zu einem Gesamtskript zusammenfügen.

  • Jede Aktualisierung des Datenbestandes erfolgt dann durch eine einzige Skriptausführung.

4. Umgang mit Strukturbrüchen

Als Strukturbrüche bezeichnen wir alle Änderungen an einem DATEV Mandanten, welche ein Änderung der Verarbeitungslogik erfordern. Da in DATEV nahezu alle Eigenschaften eines Mandanten von Wirtschaftsjahr zu Wirtschaftsjahr geändert werden können, kann es mit jedem Wirtschaftsjahreswechsel zu einem Strukturbruch kommen. Diese sind

  • ein Wechsel des Kontorahmens (in Jahr 1 wird SKR03 genutzt, in Jahr 2 wird SKR04 genutzt) - die gleiche Kontonummer hat somit in Jahr 1 eine andere Bedeutung als in Jahr 2

  • ein Wechsel der Kontonummernlänge (von 4 stelligen Kontonummern auf 5 stellig Kontonummern) - somit ist das Konto 1200 aus Jahr 1 im Jahr 2 als Konto 12000 zu finden. Die Konten differenzieren sich meist auch in 12001, 12002, 12003 etc.

  • eine Anderung des Beginn des Geschäftsjahres (Umstellung von Geschäftsjahr = Kalenderjahr auf verschobenes Geschäftsjahr, somit mit einem eingeschobenem Rumpfgeschäftsjahr)

Die DATEV Anbindung über KREXPORT erstellt automatisch pro Strukturbruch einen neuen technischen Mandanten. Man kann diese anhand der Mandantennummer leicht unterscheiden, die Mandantennummer setzt sich zusammen aus

  • [Beraternummer]_[Mandantennummer]_[TagMonatWJBeginn]_[Kontorahmen]_[Kontonummernlänge]

  • 800_2222_0101_03_4 bedeutet somit Berater 800, Mandant 2222, WJBeginn 01.Januar, Kontorahmen SKR03, 4stellige Kontonummern

Natürlich ist von der Geschäftsführung die Sicht auf den logischen Mandanten gewünscht - egal wie gebucht wird, es kommt ja immer eine GuV und Bilanz im HGB Layout etc. heraus. Die buchhalterische Umsetzung des Rechnungswesen mit verschiedenen Kontorahmen etc. muss also wieder zusammengeführt werden auf einen einheitlichen Datenbestand mit

  • einheitlichem Kontorahmen

  • einheitlicher Kontonummernlänge

  • periodengerechten Werten

Dafür werden die technischen Mandanten wieder zuammengeführt auf einen logischen Mandanten und dabei die Strukturbrüche wie folgt behandelt

  • wechselnde Kontonummernlänge → alle Kontonummer werden auf die größte Länge gebracht, bei kurzen Kontonummern also eine / mehrere 0 hinten angehängt Mandant mit Rumpfgeschäftsjahr und kalendarischem GJ zusammenführen / vereinigen / verschmelzen in OCT

  • Wechsel des Geschäftsjahresbeginns → überschreiben der Periodennummern / Periodenamen und darauf aufbauender Kumulation (ein Geschäftsjahr ist eigentlich nur die Definition der Grenzen der Kumulation, wir können also unserer Bewegungswerte anderes kumulieren, müssen aber aufpassen mit den Saldovorträgen)

  • Wechsel des Kontorahmen - die Konten des alten Kontenrahmens werden auf die die Konten des neuen Kontorahmens gemappt, oder beide werden gleich auf einen Konzernkontenrahmen gemappt

Es ist somit möglich, alle Arten von Strukturbrüchen wieder zu einem logischen Mandanten zusammenzuführen - oder gleich auf einen Konzernstandard mit Konzernkontenrahmen, Konzerngeschäftsjahr und Konzernkontonummernlänge zu bringen.

Umsetzung des Mandantenmapppings

  • A: jedem Mandant wird der logische Mandant [Beraternummer]_[Mandantennummer] hinterlegt

  • B: jedem alten Mandant wird die Mandantennummer des neuen Mandanten hinterlegt

Umsetzung der wechelnden Kontonummernlänge

  • A: alle Kontonummern werden auf 8 stelling aufgefüllt (so sind die Kontonummern DATEV intern gespeichert)

Umsetzung des Kontenrahmenwechsels

  • A: gar nicht - beide Kontorahmen sind bereits auf die Auswertungsstruktur HGB gemappet und es kann über HGB Struktur mandantenübergreifend ausgewertet werden

  • B: beide Mandanten werden auf einen Konzernkontenrahmen gemappt

  • C: der alte Mandant wird auf die Konten des neuen Mandanten gemappt (das geht nicht immer 1:1)

Umsetzung des Geschäftsjahreswechsels

  • Individuelle Perioden werden definiert

  • alle Werte werden zu Bewegungswerten gemacht

    • vorhandene Bewegungswerte bleiben unverändert

    • am Ende jeder Ursprungskumulation werden die Salden auf dem Konto ausgebucht

    • alle Saldenvorträge werden als Bewegungswert behandeltüber diese läuft die Kumulation

  • über die individuellen Perioden läuft die Kumulation

5. FAQ

Hier werden häufige Fragen beantwortet:

  • In DATEV kann ich von Jahr zu Jahr den Namen des Mandanten ändern - wie geht OCT damit um ?

OCT zeigt jeweils den letzten Namen des Mandanten pro technischem Mandanten (siehe “5.Expertenbereich”).

  • In DATEV kann ich von Jahr zu Jahr den Namen von Sachkonten ändern - wie geht OCT damit um ?

OCT zeigt jeweils den letzten Namen des Sachkontos pro technischem Mandanten (siehe “5.Expertenbereich”)

  • Wie nehme ich ein neues Wirtschaftsjahr für alle Mandanten in die Extraktion auf

Durchlaufen Sie einmal den Dialog der Datenquelle 1 (DATEV) - neue Wirtschaftsjahre werden dann gefunden und in die Definition aufgenommen

  • Wie geht OCT mit nicht festgeschriebenen Buchungen um?

In DATEV können Buchungsstapel festgeschrieben werden. Es werden alle Buchungsstapel übernommen - sowohl festgeschriebene als auch nicht festgeschriebene.

Werden Abschlussbuchungen übernommen?

Standardmäßig werden DATEV HGB-Abschlussbuchungen in den Buchungskreis FIBU übernommen. Andere Abschlussbuchungen werden in separate Buchungskreise geladen (z.B. FIBU_ABSCHL_STEUER).

Wie kann ich einen weiteren DATEV Mandanten für den Ausleseprozess aktivieren

  • Der Mandant muss in der Datenquelle 1 (DATEV) aktiviert werden

    • Dialog der Datenquelle starten

    • in der Firmenauswahl der Mandantendetails den Mandanten auswählen auswählen

    • Button Mandantendetails abrufen drücken (kann bei großen Mandantenzahlen mehrere Minuten dauern, da auch vorhandene geprüft werden)

    • im Abschlussdialog ist der neue Mandant schon aufgenommen (man könnte hier nur Mandanten abwählen)

  • Der Mandant muss in der Datenquelle 2 (MSSQL) aktiviert werden

    • Dialog der Datenquelle starten

    • In der Liste der Mandanten den neuen Mandanten auswählen

  • Der Mandant muss in den vier Steps der Extraktionspipeline aktiviert werden