Organisation der Arbeit
Arbeitsoberfläche
Es arbeitet sich am besten mit mehreren Browsertabs (Sie können fast alle OCT Seiten als neuen Tab öffnen), empfehlenswert sind drei Tabs:
Tab mit der laufenden Erfassung auf einer Postion etc. -> hier wechselt man vor Erfassungsposition zu Erfassungsposition
Tab mit den Auswertungen -> hier schaut man sich laufende alle Auswertungen an
Tab für die Neuberechung -> hier wird immer die Neuberechnung ausgelöst
Die Erfassungsoberfläche für die meisten Werte ist excl ähnlich und ermöglich schnelle Einfügeoperationen, daher
können Sie Werte per Copy & Paste auf andere Zellen übertragen
können Sie an Zellen “ziehen” um weitere Zellen auszufüllen → Vorsicht, hierbei werden Zahlen oft hochgezählt, das ist meisten unerwünscht → Zahlen daher besser kopieren & einfügen
Sie können an manchen Zellen auch Werte erfassen / einkopieren, welche nicht gültig sind (ungültige Kontonummer etc.) - die Oberfläche lässt dies zu, der Fehlerreport weißt Sie aber später darauf hin
Kundenzugang
Sie können ihrem Kunden Zugang zum System geben und dessen Rechte steuern, dies bietet sich an um
den Kunden GuV Planwerte erfassen zu lassen
vom Kunden Verträge (Leasing, Dauerschuldverhältnisse) einpflegen zu lassen
dem Kunden Ergebnisse (live oder pdf Sicherungen) bereit zu stellen
Konventionen
OCT arbeitet intern (Datenbankebene) immer streng nach Buchhaltungslogik - Soll Werte sind positiv, Haben Werte sind negativ
In der Datenerfassung gilt der Grundsatz der positiven Datenhaltung - jedes Konto weiß ob es Aufwand/Ertrag bzw. Aktiva/Passiva ist - daher werden allen Werte positiv angezeigt (soweit sie dem Kontocharakter entsprechen)
OCT nutzt viel Pivottabellen für Auswertungen
diese sind sehr benutzerfreundlich, lassen sich filter / drehen und im Layout anpassen ohne Formeln definieren zu müssen
diese summieren automatisch und müssen daher mit vorzeichengerechten Werte beladen werden
müssen bei Bestandswerten (Saldo) immer korrekt expandiert sein (i.d.R. auf Monatsebene) - sonst werden Salden summiert und die Summen zu großen
In allen Auswertungen (überlicherweise Pivot Tabellen) werden zwei Zahlentypen bereitgestellt
Saldo / Bewegungswert → die Zahlen in Buchhaltungslogik → gut zum validieren
SaldoMGMT / BewegungswertMGMT → die Zahlen in Managementlogik → Erlöse positiv, Kosten negativ / Aktiva und Passiva positiv
GuV Werte werden immer Grün / Dunkelorange formatiert → Grün = Erlöse / Dunkelorgane = Kosten
Bilanzwerte werden immer schwarz dargestellt, Dunkelrot erscheinen negative Werte (also Werte die auf der falschen Bilanzseite stehen / Bestände die unter null abgebaut wurden)
GuV in Managementformat
Bilanz in Managementformat
Das System rechnet immer mit Centwerten (manchmal auch Bruchteilen davon bei Verteilungen etc.), stellt aber immer ganze Zahlen dar.