Arbeitsoberfläche

Es arbeitet sich am besten mit mehreren Browsertabs (Sie können fast alle OCT Seiten als neuen Tab öffnen), empfehlenswert sind drei Tabs:

  • Tab mit der laufenden Erfassung auf einer Postion etc. -> hier wechselt man vor Erfassungsposition zu Erfassungsposition

  • Tab mit den Auswertungen -> hier schaut man sich laufende alle Auswertungen an

  • Tab für die Neuberechung -> hier wird immer die Neuberechnung ausgelöst

Die Erfassungsoberfläche für die meisten Werte ist excl ähnlich und ermöglich schnelle Einfügeoperationen, daher

  • können Sie Werte per Copy & Paste auf andere Zellen übertragen

  • können Sie an Zellen “ziehen” um weitere Zellen auszufüllen → Vorsicht, hierbei werden Zahlen oft hochgezählt, das ist meisten unerwünscht → Zahlen daher besser kopieren & einfügen

  • Sie können an manchen Zellen auch Werte erfassen / einkopieren, welche nicht gültig sind (ungültige Kontonummer etc.) - die Oberfläche lässt dies zu, der Fehlerreport weißt Sie aber später darauf hin

Kundenzugang

Sie können ihrem Kunden Zugang zum System geben und dessen Rechte steuern, dies bietet sich an um

  • den Kunden GuV Planwerte erfassen zu lassen

  • vom Kunden Verträge (Leasing, Dauerschuldverhältnisse) einpflegen zu lassen

  • dem Kunden Ergebnisse (live oder pdf Sicherungen) bereit zu stellen

Konventionen

  • OCT arbeitet intern (Datenbankebene) immer streng nach Buchhaltungslogik - Soll Werte sind positiv, Haben Werte sind negativ

  • In der Datenerfassung gilt der Grundsatz der positiven Datenhaltung - jedes Konto weiß ob es Aufwand/Ertrag bzw. Aktiva/Passiva ist - daher werden allen Werte positiv angezeigt (soweit sie dem Kontocharakter entsprechen)

  • OCT nutzt viel Pivottabellen für Auswertungen

    • diese sind sehr benutzerfreundlich, lassen sich filter / drehen und im Layout anpassen ohne Formeln definieren zu müssen

    • diese summieren automatisch und müssen daher mit vorzeichengerechten Werte beladen werden

    • müssen bei Bestandswerten (Saldo) immer korrekt expandiert sein (i.d.R. auf Monatsebene) - sonst werden Salden summiert und die Summen zu großen

  • In allen Auswertungen (überlicherweise Pivot Tabellen) werden zwei Zahlentypen bereitgestellt

    • Saldo / Bewegungswert → die Zahlen in Buchhaltungslogik → gut zum validieren

    • SaldoMGMT / BewegungswertMGMT → die Zahlen in Managementlogik → Erlöse positiv, Kosten negativ / Aktiva und Passiva positiv

    • GuV Werte werden immer Grün / Dunkelorange formatiert → Grün = Erlöse / Dunkelorgane = Kosten

    • Bilanzwerte werden immer schwarz dargestellt, Dunkelrot erscheinen negative Werte (also Werte die auf der falschen Bilanzseite stehen / Bestände die unter null abgebaut wurden)

GuV in Managementformat

Bilanz in Managementformat

  • Das System rechnet immer mit Centwerten (manchmal auch Bruchteilen davon bei Verteilungen etc.), stellt aber immer ganze Zahlen dar.