3.2.3.5. DATEV-Import

Dieser Step ermöglicht den Import von Daten aus der DATEV-Rechnungswesen-Software in OCT.

Die Daten können direkt (KrExport), vom Server-Dateisystem oder aus einem Azure-Storage importiert und verarbeitet werden.

Weitere nützliche Artikel mit Anleitungen, Hilfestellungen, FAQs und Experteninformationen rund um die Anbindung sowie Verwendung von “DATEV” finden Sie auf unserer Website im Help Center im Best-Practice-Bereich: https://help.saxess-software.de/oct-best-practice/v1/best-practice-bereich-f-r-datev.

3.2.3.5.1. DATEV-Import-Step hinzufügen

Wählen Sie den gewünschten Step aus:

Wenn der Step ausgewählt wird, öffnet sich eine Übersicht.

3.2.3.5.2. Import-Typ (a)

Es bestehen drei Möglichkeiten (a,b,c), um Daten zu importieren. Diese werden einzeln in Unterpunkten beschrieben.

3.2.3.5.2.1. DATEV-Direkt

Hier können Daten mit direkter Anbindung an DATEV importiert werden. Dafür muss die DATEV-Rechnungswesen-Software auf dem OCT Applikationsserver installiert und der OCT Dienstbenutzer in DATEV berechtigt sein.

Pfad zum Staging-Ordner	Zeigt den Pfad zum Ablageort für die durch KrExport generierte .csv Dateien an bzw. wo die Dateien zwischengespeichert werden.
Pfad zur KrExport.exe	Zeigt den Pfad zum DATEV Kommandozeilen-Tool KrExport.exe an.
Standard-KOST-Pfad	Hier kann ein Pfad zum Hauptordner für KostSt.mdb Dateien eingegeben werden. Dieser Pfad wird automatisch bei allen Mandanten in der Mandantenauswahl hinterlegt, so dass nur noch der mandantenspezifische Ordnername hinzugefügt werden muss.
DATEV-Datenpfad	Hier kann ein spezifischer DATEV-Datenpfad eingegeben werden. Die Eingabe ist optional.
Exportierte Dateien nach dem Import löschen	Diese Checkbox ist automatisch aktiviert und löscht die exportierten Dateien nach dem Import. Mit einem Klick in die Checkbox kann diese Funktion (de-)aktiviert werden.

3.2.3.5.2.2. Server-Dateisystem

Hier können Daten aus einer lokalen Quelle bzw. aus einem Ordner des OCT Applikationsservers importiert werden.

Pfad zu Dateien	Hier kann der Pfad zum Ordner, wo die Dateien liegen, eingegeben werden.
Exportierte Dateien nach dem Import löschen	Diese Checkbox ist automatisch aktiviert und löscht die exportierten Dateien nach dem Import. Mit einem Klick in die Checkbox kann diese Funktion (de-)aktiviert werden.

3.2.3.5.2.3. Dateien im Azure Storage

Azure Storage ist Ihr “Netzlaufwerk” auf Azure - dieses stellen wir Ihnen bereit oder Sie nutzen ein eigenes, so es Ihnen zur Verfügung steht.

Um Dateien aus dem Azure Storage zu importieren, muss die Option “Dateien im Azure Storage” ausgewählt werden. Anschließend hat der Nutzer die Wahl zwischen dem Azure Blob Storage und dem Azure File Storage.

Authentifizierungsmethode
	Über “Benutzerseitig zugewiesene verwaltete Identität” Diese Authentifizierung funktioniert nur, wenn auf den Azure Storage über eine Azure-Instanz von OCT zugegriffen wird - sie erfordert einige Einstellungen in der Azure Subscription.	URL des Azure-Storage: Es erscheint ein Vorschlag, der das Format für die URL anzeigt. Hier muss die komplette URL des Azure-Storage eingegeben werden. Bitte beachten Sie, dass diese Methode Sicherheitsrisiken birgt und deshalb alle Rechte genau überprüft werden sollten.
	Über “Zugriffsschlüssel” Diese Methode wird üblicherweise gewählt.	Storage-Kontoname: Name des Storage-Kontos Azure-Storage-Zugangsschlüssel: Hier muss ein Zugangsschlüssel für das Storage-Konto mit ausreichender Berechtigung eingegeben werden. SAS-Token (Shared Access Signature) werden aktuell nicht unterstützt (z.B. sv=2022-11-02&ss=bfqt&srt=c&sp=…&se=2024-08-22T17:01:48Z&st=2024-08-22T09:01:48Z&spr=https&sig=… ) Diese Methode ist der Standard falls Sie ein Storage-Konto von Saxess nutzen.
Azure-Storage-Typ
	Blob-Storage: Üblicherweise wird der Typ Blob-Storage ausgewählt - ein Speicherdienst in der Cloud, der von Microsoft Azure bereitgestellt wird.	Containername Ein Container organisiert einen Satz von Blobs, ähnlich wie ein Verzeichnis in einem Dateisystem. Ein Storage-Konto kann eine unbegrenzte Anzahl von Containern enthalten, weshalb der Name des gewünschten Containers angegeben werden muss. Unterordner Blobs können in Ordner oder Unterordner strukturiert sein. Der gewünschte Unterordner muss angegeben werden. Exportierte Dateien nach dem Import löschen Ist diese Funktion aktiviert, werden die exportierten Dateien nach dem Import gelöscht. Mit einem Klick in die Checkbox kann diese Funktion (de-)aktiviert werden.
	File-Storage:	Sharename Für File Storages muss stattdessen der Sharename angegeben werden. Unterordner Auch hier muss der spezifische Unterordner angegeben sein. Exportierte Dateien nach dem Import löschen Ist diese Funktion aktiviert, werden die exportierten Dateien nach dem Import gelöscht. Mit einem Klick in die Checkbox kann diese Funktion (de-)aktiviert werden.

Button “Verbindung testen”	Über diesen Button kann die Verbindung zum jeweiligen Azure-Storage-Typ getestet werden.

3.2.3.5.3. Datenquelle (b)

Hier öffnet sich die Auswahl der Mandanten, die aus dem DATEV Mandantenlisten Export gelesen werden (Mandantenliste.csv). Falls der Import-Typ DATEV-Direkt ausgewählt wurde, wird die Mantentenliste.csv zuerst neu exportiert.

Die Anzahl der ausgewählten Mandanten wird direkt auf dem Button in eckigen Klammern angezeigt.

Bei Auswahl des Buttons “Mandanten auswählen” öffnet sich ein Dialog.

Suchfeld	Über das Suchfeld kann nach bestimmten Inhalten in der Liste gesucht werden.
Checkbox	Über die Checkbox am linken Rand der Tabelle können einzelne Mandanten ausgewählt werden. Über die Checkbox in der Spaltenüberschriftzeile können alle Mandanten ausgewählt oder die Auswahl wieder deaktiviert werden.
Sortierfunktion	Mit einem Linksklick neben die Spaltenüberschrift können die Angaben auf- oder absteigend bzw. alphabetisch sortiert werden.
KOST-Pfad	Im Eingabefeld kann ein KOST-Pfad manuell eingegeben werden. Der hier anzugebende mandantenspezifische Ordnername ist üblicherweise “FM” gefolgt von der Nummer des anzubindenden KOST-Systems (z.B. “FM001” für KOST-System 1). Wenn hier ein Pfad erscheint, wurde dieser bereits im Import-Typ DATEV-Direkt als Standard-KOST-Pfad eingetragen und muss durch den mandantenspezifischen Ordnernamen ergänzt werden.

3.2.3.5.4. DATEV-Export (c)

Die Anzahl der ausgewählten Exportformate wird direkt auf dem Button in eckigen Klammern angezeigt.
Bei Auswahl des Buttons “DATEV-Exportformate auswählen” öffnet sich ein Dialog mit einer Tabelle, in welcher verschiedene Spalten bearbeitet werden können:

Exportformat hinzufügen	Über das Icon kann eine neue Zeile hinzugefügt werden. Alle Eingabefelder sind editierbar. Bei Feldern, die ausgefüllt werden müssen, erscheint ein Warnicon .
Formatname	Eingabefeld für den Namen des DATEV-Exportformats, das in DATEV eingespielt sein muss.
Formatversion	Zeigt die Formatversion an.
Datenkategorie	Jedes DATEV-Exportformat hat eine fest zugewiesene Datenkategorie, die man im ASCII-Export Dialog in DATEV Rechnungswesen einsehen kann.
Feldtrenner	Eingabefeld für den Feldtrenner, der in den von DATEV exportierten CSV Dateien verwendet werden soll.
Name der Zieldatei	Eingabefeld für den Zieldateinamen Der fertige Dateiname setzt sich aus dem Zieldateinamen und dem Wirtschaftsjahrbeginn (z.B. “Mandantendaten_20240101.csv”) zusammen.
Zieltabelle	Zieltabelle in der OCT Datenbank, in welche die Daten exportiert werden.
Exportformat Löschen	Über das Icon kann eine Zeile mit den dazugehörenden Daten gelöscht werden.

3.2.3.5.5. KOST-Dateien (d)

Die Anzahl der erstellten Abfragen wird direkt auf dem Button in eckigen Klammern angezeigt.
Bei Auswahl des Buttons “KOST-Dateiabfragen definieren” öffnet sich ein Dialog, in welchem definierte Abfragen erstellt werden können:

Abfrage hinzufügen	Über das Icon kann eine neue Abfrage hinzugefügt werden.
Abfrage bearbeiten	Bei Auswahl des Buttons “Abfrage bearbeiten” öffnet sich ein Dialog. Der Dialog ist ein Editor für einen SQL Befehl für KOST-Dateiabfragen, welche in die OCT-Zieltabelle übertragen werden. Dialog “Abfrage bearbeiten”
Abfrage löschen	Über das Icon kann die Zeile bzw. die Abfrage gelöscht werden.
Zieltabelle	Der Zieltabelle muss ein eindeutiger Namen vergeben werden.

3.2.3.5.6. Extraktionszeitraum (e)

Hier kann der Zeitraum für die Extraktion der Daten aus DATEV eingestellt werden.

Ein Abruf von einzelnen Monaten ist aus DATEV-technischen Gründen nicht möglich und es werden somit die Wirtschaftsjahre immer komplett verarbeitet.

Wirtschaftsjahrbeginn ab	Hier kann das Startdatum des Wirtschaftsjahres eingestellt werden. Wenn kein Datum eingegeben wird, gibt es kein Zeitlimit. Schwebt man mit der Maus über dem Info-Icon, wird ein Tooltip angezeigt.
Wirtschaftsjahrbeginn bis	Hier kann das Enddatum des Wirtschaftsjahres eingestellt werden. Wenn kein Datum eingegeben wird, gibt es kein Zeitlimit. Schwebt man mit der Maus über dem Info-Icon, wird ein Tooltip angezeigt.

Nach dem Hinzufügen eines Steps muss dieser gespeichert werden. Danach kann über das Icon in der Menüleiste die Pipeline gestartet werden.

Während die Pipeline ausgeführt wird, erscheint solange ein sich drehender Kreis in der Pipelinezeile, bis der Prozess beendet ist.